Intégrez Autotask PSA à votre expérience client.
Reliez les billets, tâches de projet, contrats, produits, opportunités et résultats d’enquêtes natifs d’Autotask à un portail client à votre marque. Transformez les enregistrements opérationnels en plans de prestation partagés, en bilans plus clairs et en une expérience d’intégration cohérente.
- Demandes de service et visibilité client
- Projets, modèles et intégration
- Contrats, produits et planification
Où vos données PSA apparaissent dans MSPortal.
Suivez la connexion des entreprises, des sites, des contacts et des ressources jusqu'à la livraison, les dossiers commerciaux et les bilans clients. Chaque flux de travail ci-dessous explique ce que votre équipe peut faire et quels changements atteignent Autotask.
Commencez avec les bons clients, personnes et emplacements.
Intégrez les entreprises, les sites, les contacts et les ressources dans le contexte de l'entreprise du portail. Le mappage d'entreprise connecte les enregistrements dans Autotask à l'expérience client que vous gérez dans MSPortal.
- Synchronisez les entreprises, les emplacements, les contacts et les ressources et associez-les aux entreprises et aux utilisateurs du portail appropriés.
- Choisissez les sociétés et contacts sources à importer, avec des options d'importation automatique pour les futurs enregistrements correspondants.
- Donnez à chaque client l'accès aux informations pertinentes sur l'entreprise via les rôles et autorisations MSPortal.
- Intégrez les notes de l'entreprise et les informations sur les ressources dans les flux de travail MSP disponibles, sous réserve de l'accès des utilisateurs de l'API.
Fonctionnement de la connexion
Autotask fournit les enregistrements source. Importer un contact et inviter cette personne sur le portail sont des actions distinctes ; votre MSP contrôle les invitations et l’accès.
Intégrez le centre de services à votre portail client.
Les clients peuvent soumettre des demandes et suivre la conversation dans MSPortal pendant que votre équipe travaille avec les billets Autotask et le routage que vous utilisez déjà.
- Collectez les demandes via des formulaires de service configurables ou le Assistant IA, avec une étape de révision avant soumission.
- Utilisez des files d’attente, des catégories de billets, des statuts et des priorités synchronisés pour configurer le flux de travail des billets du portail.
- Affichez l'activité et les réponses des billets, laissez les utilisateurs autorisés effectuer un suivi et utilisez le statut de commentaire client configuré.
- Intégrez les notes de billet et les informations de saisie des heures dans la visibilité et les rapports du service, avec une cartographie des techniciens et un accès à l'entreprise.
Fonctionnement de la connexion
Les lectures de billets et les actions de création/commentaire prises en charge utilisent la connexion Autotask. La configuration de votre modèle de demande et vos autorisations d'écriture PSA déterminent où le nouveau travail est créé.
Synchronisez les projets Autotask et partagez leur avancement avec vos clients.
Connectez le plan de livraison à la conversation qui l'entoure : le travail géré par votre équipe, les progrès constatés par les clients et les décisions nécessaires pour continuer à avancer.
- Synchronisez les projets, les phases, les tâches du projet et les entrées de temps des tâches. Utilisez les vues de portefeuille, de phase, de Kanban et de calendrier pour comprendre la livraison.
- Créez des projets et appliquez des modèles MSPortal réutilisables pour créer les phases et tâches Autotask correspondantes.
- Modifiez les champs de projet pris en charge, l'état de la tâche, la ressource principale, la priorité, le titre, les heures estimées, les dates et les champs mappés.
- Utilisez l'espace de travail Planification et Smart Schedule pour examiner un projet de plan, puis enregistrez les dates des tâches et les personnes affectées à Autotask.
- Enregistrez le temps consacré aux tâches avec des notes et partagez les mises à jour du portail, les jalons, les livrables, les décisions et les actions avec les clients.
Fonctionnement de la connexion
Les tâches du projet Autotask utilisent les autorisations Projets/Tâches, séparément des billets Service Desk. Les notes de tâches dans ce flux de travail utilisent des notes de saisie du temps ; la création de notes de tâches autonomes et les listes de contrôle modifiables ne sont pas prises en charge. Les règles de planification et le contenu de collaboration client restent dans MSPortal.
Connectez le client bienvenu au travail de livraison.
Créez une expérience d'intégration guidée et liez-la à un projet Autotask existant, ou créez et liez un nouveau projet à partir du portail d'intégration.
- Guidez les clients à travers les phases, les tâches, les formulaires, les téléchargements de fichiers, les réunions, les formations, les enquêtes, les tâches de signature et le transfert sécurisé des informations d'identification.
- Créez des tâches de projet à partir de tâches d'intégration sélectionnées, avec des badges d'enregistrement source et des liens PSA directs.
- Enregistrez le temps passé par rapport au travail d'intégration lié, y compris la description et les paramètres facturables.
- Configurez la création automatique de billets, la synchronisation bidirectionnelle du statut des billets liés et les paramètres par défaut du fournisseur dans les paramètres d'intégration.
- Utilisez les valeurs par défaut synchronisées de Autotask et une entreprise cartographiée pour créer du travail dans le projet prévu.
Fonctionnement de la connexion
Les pages d'intégration, les formulaires clients et les soumissions se trouvent dans MSPortal. La création de projet, le travail lié, les entrées de temps et la synchronisation des statuts activée se connectent à Autotask ; la synchronisation en arrière-plan peut introduire un retard.
Donnez aux clients une vision claire de leurs contrats.
Intégrez les contrats Autotask dans le portail client afin que les clients et les responsables de comptes puissent consulter les conditions de service, le contexte de facturation, les soldes et les documents que vous partagez.
- Recherchez des enregistrements par nom, type, statut et entreprise. Vérifiez les dates de début/fin, le numéro de contrat, le montant de la facturation et le cycle le cas échéant.
- Lisez les soldes actuels et historiques, y compris les heures, les incidents ou l'argent lorsque la source les fournit.
- Téléchargez et gérez les PDF des accords dans MSPortal et mettez les documents appropriés à la disposition des lecteurs des clients.
- Conservez chaque enregistrement au sein de l’entreprise cartographiée et les autorisations attribuées au lecteur.
Fonctionnement de la connexion
Les conditions et les soldes se synchronisent depuis Autotask ; les PDF partagés sont gérés dans MSPortal. Cette vue ne modifie, ne renouvelle ni ne signe les contrats sources, et les unités de solde disponibles varient selon l'enregistrement.
Transformez votre catalogue PSA en budget client.
Utilisez les produits déjà synchronisés depuis Autotask pour créer le catalogue budgétaire de MSPortal, puis utilisez ce catalogue dans les budgets et les plans que vous partagez avec les clients.
- Recherchez les produits sources par nom, SKU ou catégorie et identifiez ceux qui sont déjà liés au catalogue budgétaire.
- Créez des produits budgétaires à partir des détails de la source synchronisés, notamment le prix, le fournisseur, la catégorie et la récurrence, le cas échéant.
- Liez un produit source à un produit budgétaire existant lorsque vous disposez déjà de la bonne entrée de catalogue.
- Utilisez les produits du catalogue résultant dans les coûts et les budgets planifiés, en examinant les prix et la récurrence de facturation avant de les partager.
- Comparez les budgets approuvés ou archivés avec les dépenses des factures client synchronisées et hors taxes, y compris les résultats de ligne correspondants et les exceptions non allouées.
- Retracer les dépenses réelles jusqu'aux preuves de facturation à l'aide des références budgétaires, des projets liés et des identités de produits ; examinez les exceptions ou allouez les dépenses manuellement.
Fonctionnement de la connexion
Cela importe ou lie les produits Autotask dans MSPortal. La liaison préserve les champs et le prix d’un produit budgétaire existant. Les modifications de commande et d’abonnement des distributeurs utilisent des intégrations Pax8 ou Sherweb Storefront distinctes. Les chiffres réels du budget nécessitent un accès aux factures, une synchronisation des factures activée et une entreprise mappée. Les factures Autotask émises fournissent des détails sur les lignes de facture, le cas échéant. Les dépenses globales réelles couvrent les factures éligibles de l’entreprise dans la période budgétaire et dans la devise ; utiliser les résultats de ligne pour les allocations spécifiques aux projets.
Connectez les opportunités de vente au plan du client.
Intégrez les opportunités Autotask dans Planner afin qu'une discussion commerciale puisse devenir une initiative de feuille de route visible avec un contexte, un calendrier et une estimation.
- Importez des opportunités synchronisées dans Planner avec des titres, des descriptions, des dates d'échéance et des estimations de coûts initiales.
- Mapper les catégories d’opportunités ouvertes, gagnées et perdues aux statuts du planificateur ; configurez les importations automatiques et l’actualisation continue des champs.
- Reliez le travail planifié aux appareils, projets, billets, objectifs et résultats de conformité pris en charge.
- Utilisez l'action Créer une opportunité disponible pour créer une nouvelle opportunité Autotask à partir des informations de planification, puis enregistrez sa relation avec l'élément du planificateur.
Fonctionnement de la connexion
Importations d'opportunités lues à partir de Autotask ; créer une nouvelle opportunité est une écriture PSA explicite. Les champs source configurés peuvent actualiser les éléments du planificateur liés. L’approbation de la feuille de route d’un client ne clôture pas en elle-même ni ne marque l’opportunité source gagnée.
Rendre les factures plus faciles à trouver et à comprendre pour les clients.
Affichez les factures Autotask synchronisées dans le même portail que les clients utilisent pour le service et la planification, avec un accès à l'échelle de l'entreprise et des filtres pour les champs fournis par votre PSA.
- Consultez les dates de facture, les dates d’échéance, le statut, les totaux, les soldes disponibles et les détails de facturation.
- PDF open source lorsqu'ils sont disponibles, téléchargez les PDF sélectionnés dans un ZIP ou exportez la page de facture actuelle au format CSV.
- Ajoutez des factures à l'ordre du jour d'une réunion à venir lorsqu'ils ont besoin d'une conversation avec un client.
- Proposez un lien Payer maintenant sur les factures éligibles lorsqu'une intégration de paiement BenjiPays distincte est configurée.
Fonctionnement de la connexion
Le solde de la facture Autotask indique le total complet jusqu'à ce que la facture soit marquée comme payée ou annulée ; les montants des paiements partiels ne sont pas fournis par son API. Les enregistrements de factures sont en lecture seule dans MSPortal. Les paiements s'effectuent via le fournisseur configuré et le statut mis à jour arrive via la synchronisation des sources.
Connectez l’inventaire des actifs à la planification du client.
Synchronisez les éléments de configuration du Autotask et connectez les informations sur les appareils aux entreprises et aux flux de planification qu'ils prennent en charge.
- Intégrez les éléments de configuration concernés dans le workflow de synchronisation et d'importation des appareils pris en charge.
- Utilisez la cartographie de l’entreprise et les contrôles d’importation pour associer les actifs découverts au bon client.
- Reliez les appareils aux initiatives de la feuille de route et utilisez les informations sur le cycle de vie ou la garantie lors de la planification des travaux de remplacement.
- Activez la réécriture de garantie facultative pour mettre à jour les enregistrements source Autotask correspondants avec les dates d'expiration de garantie résolues.
Fonctionnement de la connexion
Les éléments de configuration Autotask entrent d’abord dans la préparation du périphérique pour examen/importation. La réécriture de la garantie peut également faire correspondre les appareils Datto RMM par UID RMM, puis par numéro de série au sein de l'entreprise mappée, sans nécessiter de synchronisation des éléments de configuration.
Consultez les modifications planifiées parallèlement aux travaux planifiés.
Intégrez les approbations de demande de modification de billet Autotask et les appels de service dans le calendrier partagé de MSPortal afin que votre équipe puisse évaluer les fenêtres de modification en gardant en vue le travail environnant.
- Affichez les fenêtres de modification importées, le statut, le risque, le contexte de l'entreprise/du site, les techniciens affectés et les liens vers l'enregistrement source.
- Utilisez les processus de changement de MSPortal, les périodes de gel des changements et les indicateurs de conflits pour planifier les changements gérés dans le portail.
- Utilisez les workflows de modification MSPortal, les fenêtres figées et les indicateurs de conflit lors de la planification des modifications appartenant au portail.
- Choisissez les approbations appartenant à Autotask pour les billets Autotask éligibles afin de créer des approbations de demande de modification et de réécrire les décisions d'approbation ou de rejet.
Fonctionnement de la connexion
Les changements importés du PSA sont en lecture seule dans le calendrier du portail. Les demandes et décisions d’approbation Autotask disposent de leur propre mécanisme d’écriture pris en charge. Les périodes de gel et les actions de démarrage ou de clôture des changements restent dans MSPortal.
Rendez la prestation de services visible dans vos bilans clients.
Utilisez les informations Autotask dans le cadre d'une conversation de compte plus large dans MSPortal, depuis l'activité de service et l'avancement du projet jusqu'à la planification du prochain trimestre.
- Utilisez des informations synchronisées sur les services et les projets dans les tableaux de bord, les bilans clients et les blocs de reporting.
- Transformez le contexte de livraison en une conversation de révision accompagnée de feuilles de route, de budgets et de recommandations.
- Utilisez des résumés et la rédaction de rapports assistés par l'IA, puis examinez le résultat avant de le partager avec les clients.
- Importez les évaluations de l'enquête native Autotask terminées dans les exports tableau de bord CSAT, CSAT, blocs de rapport et CSV.
- Continuez à utiliser les enquêtes Autotask. Activez les importations de satisfaction et accordez à l’utilisateur de l’API l’accès aux évaluations de l’organisation, des contacts et des ressources.
Fonctionnement de la connexion
Autotask fournit des enquêtes notées complétées sur une échelle de 1 à 5. Les résultats importés contiennent des notes ; son API REST n'expose pas les réponses aux enquêtes en texte libre. La cartographie de l’entreprise et les autorisations de lecteur s’appliquent toujours.
Comprendre la relation entre les revenus et les efforts de support.
Utilisez les données commerciales et de service Autotask synchronisées dans outils MSP pour examiner la santé des clients, les tendances des billets et l'économie opérationnelle des comptes.
- Comparez les revenus disponibles, les efforts d'assistance, l'économie des sièges et les tendances des revenus sur un mois complet.
- Classez les revenus récurrents et non récurrents en fonction du service/SKU, du type/sous-type d'élément de facturation, du type de contrat et des remplacements de contrat individuels.
- Configurez le modèle de reporting par appareil, utilisateur ou un hybride des deux, avec des profils de siège d'entreprise si nécessaire.
- Utilisez les tendances des billets et les preuves de santé des clients pour prioriser les conversations sur les comptes et le travail de planification.
Fonctionnement de la connexion
Ce sont les opinions du personnel du MSP. Les résultats dépendent de la couverture des sources, de la cartographie de l'entreprise, de la classification des revenus et du modèle de reporting ; ce sont des indicateurs opérationnels et non des comptes de résultat net comptable.
Choisissez ce qui est synchronisé et qui peut le voir.
Choisissez les entreprises, les données et les actions dont votre MSP a besoin. Les rôles du portail contrôlent ce que le personnel et les clients peuvent voir et faire ; Les autorisations PSA contrôlent l’accès aux enregistrements source.
Connectez votre PSA
Créez un utilisateur dédié uniquement à l'API dans Autotask avec le niveau de sécurité et l'association de suivi des fournisseurs appropriés. Connectez-vous en utilisant son nom d'utilisateur et son secret API.
Vérifiez l'accès dont vous avez besoin
Passez en revue les fonctionnalités requises et facultatives à l’étape Autorisations. Accordez l'accès à la source pour les enregistrements que vous souhaitez synchroniser et les opérations d'écriture spécifiques que vous souhaitez utiliser.
Sélectionnez les données et les valeurs par défaut
Choisissez les files d'attente, les catégories de billets, l'inclusion des billets récurrents, les filtres d'entreprise et de contact, ainsi que les données facultatives de projet, d'opportunité, de facture, de produit, d'appareil, de modification et d'enquête.
Cartographier les entreprises et importer des enregistrements
Faites correspondre les sociétés sources aux sociétés portail. Vérifiez les importations de contacts et d'appareils prévues, puis configurez les invitations, les rôles du personnel et la visibilité des clients.
Vérifier le flux de travail du client
Vérifiez la synchronisation terminée et utilisez une société de test désignée pour vérifier les demandes, les actions du projet, les liens d'intégration et les enregistrements qu'un client peut voir. Une vérification réussie des autorisations de lecture ne vérifie pas chaque écriture.
Questions sur l'intégration
Le MSPortal remplace-t-il le Autotask PSA ?
Autotask PSA reste la source de vos enregistrements PSA. MSPortal ajoute une expérience client, une planification, un reporting, une intégration et une collaboration de marque autour de ces enregistrements, avec des actions prises en charge qui peuvent être réécrites dans le PSA.
Pouvons-nous créer et gérer des projets Autotask à partir de MSPortal ?
Les tâches du projet Autotask utilisent les autorisations Projets/Tâches, séparément des billets Service Desk. Les notes de tâches dans ce flux de travail utilisent des notes de saisie du temps ; la création de notes de tâche autonomes et les listes de contrôle modifiables ne sont pas prises en charge. Les règles de planification et le contenu de collaboration client restent dans MSPortal. La création de projet, les modèles, les mises à jour du cycle de vie et la planification pris en charge sont décrits dans le flux de travail du projet ci-dessus.
L'intégration peut-elle créer du travail dans Autotask ?
Oui. Liez un portail d'intégration à un projet Autotask existant ou créez et liez un projet. Créez des billets ou des tâches liés à partir des tâches d'intégration, enregistrez l'heure et activez la création automatique ou la synchronisation bidirectionnelle du statut à l'aide des valeurs par défaut du fournisseur configuré.
Les clients peuvent-ils modifier des contrats, des produits ou des factures dans le PSA ?
Les vues des contrats et des factures exposent des informations synchronisées. L'importation de produits crée ou lie le catalogue budgétaire MSPortal. Celles-ci sont distinctes de la modification des enregistrements de facturation PSA, des commandes des distributeurs ou d'une intégration de paiement.
La connexion du PSA active-t-elle toutes les fonctionnalités pour chaque client ?
Vous choisissez la portée des données et les synchronisations facultatives. La cartographie de l'entreprise détermine quels enregistrements client appartiennent ensemble, et les rôles MSPortal déterminent la visibilité et les actions. Les services supplémentaires tels que les liens de commande de distributeur ou de paiement de facture nécessitent leurs propres intégrations.
Toute synchronisation est-elle bidirectionnelle et en direct ?
Non. La synchronisation des sources, les données appartenant au portail et les écritures PSA explicites sont des flux de travail différents. Les mises à jour des enregistrements peuvent arriver via la synchronisation en arrière-plan. Chaque section décrit la direction et les actions d'écriture prises en charge.
Parcourez les flux de travail importants pour votre MSP.
Posez vos questions sur les projets, l’accueil des clients, les données commerciales et l’accès client. Nous vous montrerons comment l’intégration s’adapte à votre processus.
Découvrez-le avec votre PSA